Reglamento EXPOMOTRIZ 2019

  • El evento se realizará del 1 al 3 de marzo del 2019, en la ciudad de Guatemala, en el Parque de la Industria, organizado por Alive Marketing.

  • El Comité Organizador se reserva el derecho de admisión, tanto a expositores como a cualquier persona o entidad.

 

  • Cada empresa deberá elegir de acuerdo a su tipo de producto, el stand que mejor le convenga; de acuerdo al plano de exhibición realizado por el Comité Organizador.

Ninguna solicitud de stand se considerará como confirmada, hasta que se haya recibido el pago del 30% de anticipo. El 70% restante será dividido en  cuotas iguales, las cuales deberán ser canceladas mes a mes, siendo el 10 de febrero último día para completar el pago del total contratado. Adicionalmente deberá adjuntar al contrato debidamente lleno y firmado, copia de patente de comercio de sociedad y patente de comercio de la empresa, según sea el caso.

 

Se da la opción de dividir el total del valor de los stands contratados en cuotas mensuales iguales, siendo el 16 de febrero último día para completar el pago del total contratado; se tomará la primera cuota como anticipo, tomando en cuenta la fecha del primer pago. Aplica únicamente para compras mayores a 4 Stands sencillos de 3x3 mts.

 

Las empresas que adquieran su stand a través de cuotas mensuales, deberán mantener al día sus pagos.

 

De haber dos cuotas atrasadas, el Comité Organizador tiene la facultad de liberar el stand, sin realizar ningún reembolso por pagos ya realizados.

 

La empresa expositora, asignará a un representante ante el evento, quien podrá pedir y recibir información, para todo lo relacionado con el mismo. Esto con el fin de evitar confusión y desvío de información.

 

Si hubiese una solicitud de cancelación se deberá realizar de forma escrita, exponiendo claramente las causas. En este sentido el Comité Organizador resolverá la aceptación o la penalización de dicha solicitud dependiendo de las causas. Por ningún motivo se realizarán reembolsos, por  pagos  ya realizados.

 

Cualquier queja, recomendación o solicitud que la empresa expositora desee hacer al Comité Organizador, con respecto a problemas intrínsecos a este evento, podrá realizarlo únicamente de forma escrita, dirigida al Comité Organizador y firmada por la persona acreditada ante el evento. La respuesta se hará efectiva de la misma forma y a través del coordinador del evento.

 

Cada stand se entregará con panelería, cenefa con nombre, luz y conexión eléctrica, si desean solicitar la remoción de la panelería deberán hacerla por escrito

 

Cada stand o grupo de stands pertenecerá y podrá exponer únicamente los productos de la empresa que lo haya rentado. De ninguna manera se permite que un stand sea subarrendado (venta a terceros).

 

Es indispensable  presentar un plano con la distribución y decoración del  stand rentado, para  ser evaluado y aprobado por el Comité Organizador. Este deberá expresar con claridad la ubicación de sus productos, el tipo de estructura a utilizar y sus medidas. Le pedimos tomar en cuenta las medidas proporcionales de su stand, la delimitación de su vecino y el área de pasillos. Serán rechazadas las propuestas que no cumplan con estos requisitos.

 

El plazo de presentación será a más tardar el lunes 12 de febrero del 2018.

 

Cada expositor deberá llevar los productos a exhibir y estructuras a usar como división, totalmente TERMINADAS y listas para instalar. Toda división (paredes, paneles, o estructuras, de cualquier tipo y material), utilizada para delimitar un stand, deberá estar bien acabada de ambos lados y no deberán invadir el espacio del vecino o pasillos comunales.

 

Todos los expositores deberán respetar el área destinada para pasillos, según lo muestra el plano de exhibición.  Si por algún motivo esta norma no es cumplida, el Comité Organizador tiene la potestad de retirar el mobiliario, producto o estructura.

 

Tomar en cuenta que los días de montaje son: miércoles 21 de febrero de 12:00 a 18:00 horas y jueves  22 de febrero de 7:00 a 19:00 horas. Por lo que las empresas que deseen realizar montajes especiales o muy complejos deberán llevar terminadas sus estructuras, para que puedan montar respetando el tiempo establecido.

 

Con previa planificación, se pueden hacer excepciones de horarios, sin embargo este generará costos extras correspondientes a energía eléctrica, monto que habrá que cancelar a COPEREX de acuerdo a el tiempo a usarse.

 

Cualquier daño causado a las instalaciones del Parque de la Industria (piso, paredes, columnas, etc.) será responsabilidad de la empresa que lo haya causado y responderá directamente a COPEREX por el pago de los mismos.

 

Los stands se entregarán con instalación eléctrica, para tomar energía de 110 voltios con capacidad máxima de 400w.

 

El expositor que requiera de mayor carga o instalación especial, deberá solicitarla por escrito a más tardar el lunes 12 de febrero del 2018. Indicando el tipo de instalación, carga requerida, ubicación del lugar de instalación y será únicamente la empresa contratada para este efecto, quien determinará la autorización, lugar de toma y  supervisión de  la misma. El costo de energía adicional se pagará directamente a Alive Marketing.

 

Por seguridad de todos queda totalmente prohibido hacer por parte del expositor: instalaciones, conexiones, tomar energía sin autorización y mucho menos dañar, romper o querer tomar las instalaciones de energía ya existentes para su stand. Debiendo llevarlas ya listas únicamente para conectar en los lugares autorizados. Por seguridad de todos, le recomendamos tomar muy en cuenta estos aspectos para evitar accidentes lamentables.

 

Se recomienda colocar focos ahorradores en todas las lámparas que utilizará, para no recargar las instalaciones eléctricas y aminorar el calor dentro de su stand.

 

Por seguridad de todos los expositores y público que visita el evento, la empresa prestadora del servicio eléctrico, tiene la potestad con previo aviso al expositor y coordinadora del evento, de bloquear la energía a la empresa que provoque cualquier tipo de sobre carga o dañe las instalaciones eléctricas de su propio stand o del vecino.

 

Los reflectores y la energía en los tomacorrientes, serán conectados hasta después de haber realizado la inspección física de todo lo realizado dentro de los stands. Si posteriormente se hiciera algún tipo de conexión sin autorización, ÚNICAMENTE LA EMPRESA PARTICIPANTE SERA RESPONSABLE POR LOS DAÑOS CAUSADOS Y DEBERÁ RESPONDER Y CANCELAR TODOS LOS DAÑOS PARCIALES Y TOTALES DERIVADOS DE ESTA ACCIÓN.

 

Es prohibida la conexión y uso de cafeteras eléctricas, planchas, secadoras y aparatos que consuman más  energía de la proporcionada dentro de cada stand. Se exceptúan las empresas proveedoras de Café en el caso de las cafeteras.

 

Por seguridad de todos, las empresas que hayan elegido su stand cerca de cualquier salida  de emergencia, por ningún motivo deberán bloquear el espacio para la utilización de la misma.

 

No se permite el uso de bocinas & altoparlantes, que generen una contaminación auditiva a los vecinos. queda prohibido el uso de animales u otros distractores especiales, que generen embotellamiento para la libre circulación del área de pasillos o quiten la atención de otros stands. Casos especiales deberán ser autorizados por el Comité Organizador.

 

EXPOMOTRIZ  2018 y ALIVE MARKETING no se responsabiliza por cualquier pérdida, robo, o daño que pueda ocurrir en la propiedad del expositor, o por muerte, o daño físico de los empleados, agentes, huéspedes, invitados y demás personal. El expositor al firmar el presente contrato, exonera de toda responsabilidad a EXPOMOTRIZ  2018 y ALIVE MARKETING, S.A. proveerán del servicio de vigilancia privada bajo los turnos diurno y nocturno. Durante el montaje y desmontaje EXPOMOTRIZ  2018, NO se hace responsable por pérdidas o daños ocasionados en los stands.

 

Para el desarrollo del evento el salón será abierto media hora antes de que se abra al público, por lo que  la persona responsable de cada stand deberá tener un horario de 9:30 a 20:00 horas. Se manejan excepciones con previo aviso con la coordinadora del evento.

 

De 20:00 a 9:30 a.m. horas las instalaciones permanecerán cerradas y por ningún motivo se permite el ingreso después o antes de las horas mencionadas.

 

Siempre que la exposición se encuentre abierta el expositor deberá contar con personal dentro de su stand, portando su gafete respectivo.

 

Los  artículos  de  valor  deberán  quedar  guardados  en  un  lugar  seguro  bajo  llave,  de  lo  contrario EXPOMOTRIZ no se hace responsable por los mismos.

 

No está permitido tomar fotografías de stands ajenos al adquirido. Si se sorprende a alguien incumpliendo esta norma, será sancionado con una multa de Q5,000.00 y se eliminarán las fotografías tomadas.

 

Dependiendo de la cantidad de stands adquiridos, así  será  la  asignación de  gafetes para cada empresa. Durante la exhibición el representante de cada empresa deberá portarlo siempre. Tomar en cuenta que el gafete da acceso al piso de exhibición, por lo que quien no lo porte deberá pagar la reposición del mismo (Q30.00) en el registro del evento.

 

Todos los expositores antes de ingresar al salón el día del montaje, deberá presentar su solvencia de pago firmada y sellada por la unidad de cobros de ALIVE MARKETING. La empresa que no haya cancelado el 100% del pago respectivo, NO podrá montar y NO se harán excepciones, ni reembolsos por pagos parciales ya realizados. La última fecha de pago es el viernes 16 de febrero del 2018, favor tomar en cuenta que no se aceptan cheques post-fechados, únicamente de caja o del Banco Industrial.

 

La participación en la reunión informativa de pre-montaje es de carácter obligatorio, para todas las empresas participantes. Dicha reunión se realizará el martes 6 de febrero del 2018, para lo cual se enviará convocatoria previa. Durante esta reunión se entregará el manual de montaje el cual incluye: horarios de montaje, programa de actividades y detalles de la organización del evento.

 

El Comité Organizador tomará las acciones y sanciones que aplique a las empresas que resulten involucradas en atrasos en la entrega de productos a exhibirse.

 

Toda empresa participante reconoce expresamente EXPOMOTRIZ 2018 es un espacio de promoción comercial y en virtud de ello, ni el evento ni ALIVE MARKETING son responsables por cualquier actividad que cause un daño o perjuicio a terceros.

 

Eventualidades e imprevistos; cualquier punto de este reglamento de exhibición o algún otro que haya quedado involuntariamente no considerado, será  informado oportunamente a los expositores (entiéndase representante y personal de atención del stand).

 

EXPOMOTRIZ 2018 y ALIVE MARKETING no se hacen responsables si por cualquier eventualidad, imprevisto por caso fortuito o de fuerza mayor, no es posible realizar el evento del 23, 24 y 25 de febrero del 2018, en el Parque de la Industria;  Para lo cual tratará de cambiar el lugar por otro semejante, con previo aviso a los expositores.

 

El Comité Organizador de EXPOMOTRIZ 2018 y ALIVE MARKETING, a través de la participación en el  evento de cada empresa, asumen la  plena  aceptación  de  todas las normativas  de  montaje plasmadas en este reglamento.

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